A finales del año pasado, la Asociación Española de Odoo realizó una licitación para la creación de un módulo de automatización de procesos de marketing. Viendo su potencial, nos presentamos a la licitación, pero dandole una vuelta extra, pasando de una herramienta de marketing a una herramienta de automatización de procesos. Afortunadamente, pudimos ganar la licitación y presentamos los resultados en las Jornadas de Odoo. Aquí, podremos ver un poco de su detalle.
¿Por qué automatizar procesos empresariales?
La automatización de procesos empresariales implica la utilización de tecnología para ejecutar tareas repetitivas y rutinarias de manera más eficiente y precisa. Esto libera recursos humanos para enfocarse en actividades de mayor valor añadido, mientras que reduce errores y aumenta la velocidad de ejecución.
Características clave
Nuestro enfoque se centra en la adaptabilidad y la integración fluida con los procesos existentes de la organización.
- Gestión de procesos personalizados: Nuestro módulo permite la configuración de flujos de trabajo personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Desde la gestión de equipamientos hasta la coordinación de eventos, cada proceso se puede diseñar y automatizar de acuerdo a los requerimientos particulares.
- Integración multifuncional: Está pensado para actuar en cualquier tipo de registro de nuestra instancia, dandonos una gran flexibilidad.
- Seguimiento y análisis en tiempo real: Este módulo proporciona una visión completa del rendimiento de los procesos. Esto permite una toma de decisiones más informada y la identificación proactiva de áreas de mejora.
Beneficios tangibles
- Ahorro de tiempo y recursos: Al automatizar tareas repetitivas, podemos asignar sus recursos de manera más eficiente, permitiendo a los empleados enfocarse en actividades estratégicas.
- Reducción de errores: La automatización elimina la posibilidad de errores humanos, garantizando la precisión y consistencia en todas las operaciones.
- Mejora en la experiencia del usuario: Con procesos optimizados y tiempos de respuesta más rápidos, tanto los empleados como los socios experimentan una experiencia más fluida y satisfactoria.
¿Como lo hacemos?
Lo primero será ir al menu de automatización y podremos ver nuestras configuraciones.
Cómo podemos ver, disponemos de cuatro estados distintos:
- Borrador: Estas configuraciones no se ejecutan.
- Periódico: Estas configuraciones se van ejecutando constantemente. Són útiles para estos procesos sucedan de forma completamente automática, como puede ser el envío de un correo por abandono de carrito.
- A demanda: Estas configuraciones se ejecutan manualmente. Es útil cuando queremos un control total de nuestra ejecución.
- Hecho: Ya hemos usado esta configuración y ya no la necesitamos.
El segundo paso será acceder a una de ellas y configurarla.
Como podemos ver, hay mucha información asociada, aunque la información más importante es la siguiente:
- Es periódico: Es para definir si ejecutaremos de forma periódica o a demanda.
- Modelo: El modelo que usaremos de base. La única condición es que admita mensajes.
- Unicidad basada en: Esto nos permite no generar procesos duplicados. Un ejemplo sería el siguiente: Cuando creamos un contacto, solo realizaremos el proceso si el mail no ha sido procesado. Esto es útil para evitar duplicidades.
- Filtro y domino: Nos permite especificar cuales son las condiciones mínimas del registro para ejecutar dicha acción.
Configurando paso a paso
Según el tipo de paso que elijamos, canvian algunas cosas, pero lo más importante que deberemos configurar en cada uno es:
- El tipo de acción a realizar
- El tiempo que debe esperarse para ejecutarse desde el paso previo. Si no tiene padre se considera la creación del trabajo principal.
- Respecto a que paso previo y en que condiciones (email enviado, email rebotado...). Es importante saber que en algunas condiciones nos puede sugerir si queremos poner un tiempo de expiración, por ejemplo, si pasadas 3 horas el correo no ha sido contestado, no ejecutes esta tarea.
- Dominio: Podemos filtrar más por una tarea específica, con lo que podemos obtener una gran granularidad.
Paso de correo electrónico
Este tipo de paso nos permite enviar un correo electrónico al contacto asociado al registro.
En este caso, lo más importante es definir una plantilla de correo y el autor que enviará el registro.
Las emails enviados nos permitiran detectar los siguientes supuestos:
- Correo abierto o no abierto
- Se ha realizado un click en el correo o no sea realizado el click
- Correo respondido (o no)
- Correo rebotado
Paso de actividad
En este caso, el objetivo es crear una actividad en el registro asociado.
Lo importante en este caso es definir, el tipo de actividad, el plazo de realización, y a quien se asigna la tarea. Puede ser una persona fija o buscado a partir del propio registro, como podria ser el vendedor asignado.
En este caso, podremos detectar cuando la tarea se ha finalizado o no.
Acciones de servidor
Este tipo de tareas nos permiten realizar tareas de servidor asociadas al registro. Este tipo de tareas nos pueden permitir edición de registros, ejecución de cambios de estado e involucrar una parte de programación. En en una entrada anterior de nuestro blog podéis ver un uso exhaustivo de las acciones de servidor.
Conclusión
La automatización de procesos es una necesidad en el mundo empresarial moderno. Este módulo nos permite maximizar nuestra efectividad con la mínima involucración humana. Invitamos a todas las organizaciones que usan odoo a descubrir esta herramienta que nos permite mejorar nuestra eficiencia.