En un ERP como Odoo, donde múltiples usuarios tienen acceso a datos sensibles, es esencial garantizar que cada persona solo acceda a lo que necesita para desempeñar su trabajo. Una mala configuración podría generar riesgos como:
- Filtración de información confidencial
- Errores por usuarios que modifican información que no deberían
- Cumplimiento normativo comprometido si no hay un control adecuado
Es importante minimizar estos riesgos con un sistema bien configurado.
¿Cómo funciona la gestión de permisos en Odoo?
Odoo gestiona la seguridad mediante tres conceptos:
- Grupos de usuarios: A cada usuario se le asigna uno o más grupos de seguridad que se agrupan por áreas del sistema. Por ejemplo: Ventas / Responsable.
- Reglas de acceso: Estas reglas especifican qué acciones puede realizar un grupo sobre unos registros de forma genérica (lectura, escritura, creación o eliminación). Por ejemplo, el grupo Ventas / Responsable puede ver y editar pedidos de ventas.
- Reglas de registro: Estas reglas controlan qué registros específicos puede ver o modificar un grupo. Por ejemplo, un usuario del grupo Ventas / Vendedor sólo puede ver sus clientes.
Este sistema permite un control granular de los accesos, pero también presenta ciertas limitaciones.
Limitaciones del enfoque basado en grupos
El mayor problema de este enfoque es que la configuración de un nuevo usuario se vuelve compleja, ya que deberemos revisar aplicación a aplicación qué grupo le corresponde. Con pocas aplicaciones o pocos usuarios, la cosa es sencilla, pero cuando aumenta el número de usuarios a configurar, se vuelve complejo y fácilmente podemos equivocarnos. Además, esto no solo consume tiempo, sino que puede llevar a errores humanos.
Por ejemplo, si decidimos que nuestros vendedores ahora deben poder acceder a los tickets de los clientes, deberemos ir vendedor a vendedor y asignarle los grupos nuevos.
Creación de roles
Para simplificar este proceso, desde la OCA se ha creado un módulo (base_user_role) que nos añade un nuevo concepto, el rol.
Un rol es un agrupador de grupos que nos permite agrupar mejor a los usuarios. La idea de este concepto es que creemos los roles de nuestra compañía con los diferentes permisos que deben tener. A partir de aquí, asignaremos a los usuarios por rol, no por grupo, y los grupos serán inferidos a partir de los roles a los que están asignados.
Además, los roles permiten desactivar accesos automáticamente según criterios temporales, reduciendo los riesgos de seguridad al garantizar que los usuarios no mantengan permisos innecesarios en el futuro.
Buenas prácticas para gestionar roles
- Principio del menor privilegio: Da a los usuarios el acceso mínimo necesario para realizar su trabajo.
- Revisión periódica: Audita regularmente los permisos y ajusta según los cambios en los roles o en la estructura del negocio.
- Seguridad para superusuarios: Limita el número de usuarios con acceso administrativo y habilita la autenticación de dos factores (2FA).
- Documentación: Mantén un registro de los permisos configurados y quién tiene acceso a qué.
Conclusión
Implementar roles en Odoo no solo mejora la seguridad, sino que también optimiza la gestión de usuarios. Nos asegura una configuración precisa, menor riesgo de errores y una gestión mucho más eficiente cuando tenemos muchos usuarios.
Si estás interesado en aprender más o necesitas ayuda para configurar roles en tu sistema, ¡contáctanos!