La aprobación de la Ley Crea y Crece en septiembre del año pasado marcó un hito en el mundo empresarial español, al introducir la obligación de utilizar facturas electrónicas en las transacciones entre empresas y profesionales. Esta medida entrará en vigor en un año para las grandes empresas y en dos años para las demás. Pero, ¿qué implica realmente esta transformación? ¿Cómo debemos prepararnos para este cambio?
Factura Electrónica Española
Desde hace varios años, la Unión Europea ha impulsado el intercambio automatizado de facturas y otros documentos entre empresas como una forma de simplificar los procesos administrativos. La más importante es que estos documentos sigan un formato específico que facilite su procesamiento. A nivel europeo, se han adoptado principalmente los formatos PEPPOL o UBL, pero en España se optó por desarrollar Facturae, un formato diseñado específicamente para nuestras necesidades. Desde hace diez años, este formato se ha convertido en obligatorio para el envío de facturas a las entidades públicas, aunque no ha tenido una amplia adopción en las comunicaciones entre empresas privadas.
Facturación Electrónica Obligatoria
Con la aprobación de la mencionada ley, se ha establecido la obligación de enviar esta información a través de sistemas automatizados. Esto significa que todas las empresas deberán utilizar una plataforma para gestionar su documentación. Inicialmente, el gobierno ofrecerá una plataforma pública, pero se permitirá el uso de otras siempre que sean compatibles con la plataforma pública y entre sí. En consecuencia, las empresas tendrán la libertad de elegir la plataforma que mejor se adapte a sus necesidades.
Los principales beneficios de este cambio son la garantía de que los clientes reciban las facturas a tiempo, notificaciones de pago y la capacidad de automatizar la lectura de documentos de manera más precisa que los sistemas de OCR estándar utilizados en facturación convencional. Esto evitará errores de escritura y optimizará la creación automática de facturas.
Odoo Community Association y Facturae
La Odoo Community Association (OCA) ha estado trabajando en la generación de facturas electrónicas durante años. Esto les ha permitido tener una integración directa con el portal de empresas públicas durante al menos los últimos 6 años. Con los cambios recientes, están enfocados en automatizar el envío de facturas a la plataforma pública y la recuperación de facturas de compras. Esto permitirá a las empresas utilizar las herramientas de Odoo para simplificar los procesos administrativos, utilizando tecnologías estandarizadas como el EDI Framework de la OCA.
¿Cómo Funcionará el Proceso?
El objetivo es mantener el proceso lo más sencillo posible para los usuarios. Por lo tanto, será necesario configurar en los contactos si disponen de factura electrónica y cuál es su dirección de envío. Una vez configurado, cada vez que se valide una factura, se procederá al envío automático. De manera similar, en el diario de compras, se podrá especificar la dirección de recepción para recibir las facturas del portal de manera eficiente.
Es importante destacar que si los proveedores introducen correctamente todos los datos, como el campo FileReference para contratos o ReceiverTransactionReference para pedidos de compras, el sistema podrá relacionar de manera precisa toda la información. Estos nos permitirá disponer de todas las ventajas de la factura electrónica junto con todas las mejoras ofrecidas por la OCA.