En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de la calidad es esencial para mantener altos estándares y satisfacer las expectativas de los clientes. Desde la Odoo Community Association se propuso una estructura estándar para la gestión de dichos procesos.
Estamos convencidos que la gestión integral de estos procesos dentro de el propio odoo nos permite realizar de forma más integrada todos los procesos de calidad.
En este post, nuestra intención es explicar el diseño del módulo existente dentro de la Odoo Community Association (OCA).
Que entendemos como Sistema de Calidad
Dentro de los módulos propuestos por OCA, los principales conceptos son los siguientes:
- Manual: Nos permite agrupar todos los registros según una temática, como puede ser ISO 9001 o Gestión ambiental
- Auditoría: Es una evaluación de nuestro manual de calidad. De una auditoría surgen acciones a realizar y no conformidades
- Acción: Medidas tomadas por la organización para abordar un problema.
- No conformidad: Incidencias en el sistema de calidad. Estas incidencias deben evaluarse, analizarse y, si llega el momento, realizar las acciones necesarias posibles para minimizarlas.
- Documentación: Toda la documentación se gestiona como documentos de OCA. Esto nos permite consultarlos de forma senzilla. Además, los podremos unir con sus correspondientes registros según si son procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.
Instalar el sistema de calidad de la OCA
Para empezar, debemos instalar los módulos propuestos por la OCA dentro del repositorio de sistemas de gestión.
Configuración básica
Lo primero será crear nuestros manuales de gestión o calidad para poder agrupar todos los registros según el ámbito de aplicación. Lo haremos desde la entrada de Configuración.
Tras ello, podremos empezara documentar los Procedimientos y Instrucciones de trabajo desde la entrada de menú de Documentacion.
No conformidades
La no conformidad es uno de los elementos claves dentro de un sistema de calidad. Su misión es marcar todas aquellas situaciones en las que el sistema no ha funcionado de la forma esperada o conforme al sistema.
Con los últimos cambios, podemos crear una no conformidad desde cualquier registro accediendo a la zona de los mensajes. Esto nos permite que cualquier persona pueda crear rápidamente una no conformidad e informarnos de todo ello.
Tras su creación, lo normal es que pase por diferentes fases:
- Análisis, en el que buscamos los motivos por los que ha sucedido
- Planificación, en la que definimos las acciones que tomaremos para mitigar o eliminar la no conformidad en casos futuros
- En progreso, en el que las acciones se realizan. La última parte será verificar la efectividad de las acciones realizadas
- Cierre
Auditoría o revisión del sistema
Una auditoría es una revisión del sistema de calidad en el que se evaluan un conjunto de procesos. Una auditoría debe incluir:
- Auditores que realizan la revisión
- Personas auditadas
- Puntos fuertes
- Puntos a mejorar
- Oportunidades de mejora, que se analizan como acciones a realizar
- No conformidades detectadas
Adicionalmente, odoo nos permite gestionar la lista de verificaciones realizadas.
Todo este diseño está íntimamente ligado a como se realiza el seguimiento de calidad según la ISO 9001, cosa que nos permite tener nuestro sistema adaptado de forma eficiente si queremos optar a este tipo de certificaciones.