Uno de los errores más comunes al realizar el seguimiento de las tareas se debe a la transferencia de información entre personas. En general, cuando una tarea es realizada por una única persona, su gestión suele ser eficiente. Pero, ¿qué ocurre cuando diferentes equipos o personas están involucrados?
Odoo nos propone como solución para abordar este problema el uso de "actividades". Las actividades son acciones que deben llevarse a cabo en algún momento y pueden asignarse a uno mismo o a otra persona. Esta es una forma efectiva de notificar a alguien sobre una tarea pendiente y asegurarnos que no se olvide. Veamos un ejemplo:
- Un empleado solicita una ausencia por motivo médico.
- El departamento de recursos humanos lo revisa, aprueba la ausencia y asigna una actividad al empleado para que cargue el certificado médico, necesario para documentar adecuadamente la ausencia.
Este ejemplo muestra cómo se puede utilizar una actividad de manera simple. A partir de aquí, podemos crear otro ejemplo un poco más complejo. Supongamos que en nuestra organización, se requiere que el departamento de Recursos Humanos revise estos documentos para garantizar que estén completos y correctos. ¿Cómo lo hacemos?
La primera solución sería que el empleado cree una actividad para el departamento de Recursos Humanos. Sin embargo, esta solución podría tener un problema importante: es probable que el empleado se olvide de crear la actividad, ya que no es una acción que realice habitualmente.
La segunda solución sería utilizar una "actividad encadenada". Una actividad encadenada es una actividad que se genera automáticamente después de otra, según el tipo de actividad que estemos tratando. ¿Cómo funcionaría en nuestro ejemplo?
- Un empleado solicita una ausencia por motivo médico.
- El departamento de recursos humanos revisa la solicitud, la aprueba y asigna una actividad al empleado para que cargue el certificado médico.
- Una vez subido el documento, automáticamente se crea una actividad para un miembro del departamento de RRHH encargado de realizar la revisión.
Este cambio es fundamental para garantizar que el empleado no olvide las tareas pendientes. Además, esta solución también se puede utilizar en situaciones más complejas para evitar depender de la memoria de los usuarios y unificar los procesos de trabajo. Veamos otro ejemplo:
Supongamos que en nuestra fábrica debemos realizar el mantenimiento preventivo de una máquina crítica a cargo de una empresa externa el 1 de marzo. En este caso, el personal de mantenimiento podría hacer lo siguiente:
- Crear una actividad para el 1 de febrero para llamar al servicio técnico y confirmar que realizarán el mantenimiento preventivo.
- Una vez realizada la llamada, se generaría automáticamente una nueva tarea para notificar al responsable de la fábrica el 14 de febrero para que tome las medidas preventivas necesarias.
- Después de hablar con el responsable de la fábrica y cerrar la actividad, se crearía una nueva actividad para el 1 de marzo para recordar subir el informe de acciones del servicio técnico.
Como hemos visto, esto permite seguir un enfoque uniforme y evita que los usuarios deban recordar múltiples reglas que no utilizan con regularidad.
¿Cómo se crean estas actividades encadenadas?
Para configurar actividades encadenadas, debemos acceder al modo desarrollador y dirigirnos a la pantalla de "Ajustes / Técnico / Conversaciones / Tipos de Actividad". Desde allí, podemos agregar la lógica de encadenamiento en la sección "Actividad Siguiente". En los ejemplos mencionados, se habría utilizado el tipo de actividad "Activar la siguiente actividad", aunque también se pueden ofrecer sugerencias para que el usuario elija.